D’ici septembre 2026, tous les restaurateurs devront être prêts : la facturation électronique devient obligatoire. C’est une petite révolution dans le monde de la comptabilité, mais pas de panique. Avec un peu d’anticipation et les bons outils, la transition peut se faire de manière fluide et même être bénéfique pour votre établissement. Que vous soyez restaurant indépendant, franchisé ou gestionnaire multisites, voici tout ce qu’il faut savoir pour être en règle avant l’échéance.
À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA, y compris les restaurants, devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique via des plateformes certifiées.
Finies les factures papier ou les PDF envoyés par mail : place à la facturation en ligne structurée, transmise via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou via le Portail Public de Facturation (PPF). Quel est le but de cette réforme ? Simplifier la gestion de la TVA et renforcer la lutte contre la fraude fiscale.
Vous vous demandez si votre établissement est concerné par cette nouvelle obligation ? La réponse est oui, ils le sont tous : restauration traditionnelle, fast-foods, foodtrucks, franchises, etc. Cette loi s’applique même si vous émettez peu de factures.
Par exemple, un bistrot de quartier qui facture uniquement pour des séminaires ou des événements devra, lui aussi, transmettre ces quelques factures via une plateforme certifiée. Dans le cas d’une franchise, le siège devra piloter la facturation de chaque établissement et s’assurer de la conformité globale du réseau.
En ne respectant pas l’obligation de facturation électronique, vous vous exposez à une amende de 15 € par facture non conforme, dans la limite de 15 000 € par an. Cette sanction s’appliquera en cas de non-transmission ou de transmission incorrecte des factures via les canaux obligatoires (PDP ou Portail Public de Facturation).
Il faut également prendre en compte tous les désagréments opérationnels : retards de paiement, rejets de factures par vos clients professionnels, perte de visibilité sur votre trésorerie, etc. Une transition mal préparée et c’est toute votre organisation comptable qui est impactée.
Mieux vaut donc anticiper, tester vos outils en amont et former vos équipes.
La facturation électronique n’est pas seulement un changement technique, elle transforme aussi la façon dont vous gérez vos documents, vos paiements et vos relations fournisseurs. Elle automatise une partie des tâches chronophages, réduit les erreurs et facilite les échanges d’informations avec votre cabinet comptable. Voyez-le aussi comme une opportunité de faire évoluer vos outils vers des solutions plus modernes et centralisées.
Concrètement, cela signifie moins de ressaisies manuelles, des délais de traitement plus courts et une meilleure réactivité en cas de litige ou de demande client. Vous gagnez en visibilité, en traçabilité, et pouvez vous concentrer davantage sur votre cœur de métier plutôt que sur l’administratif. Pour les équipes en salle ou en cuisine, cela peut aussi se traduire par moins d’aller-retour pour retrouver un document ou valider une facture.
👉 Pour aller plus loin : Guide : choisir le meilleur logiciel de caisse pour votre restaurant
Petit à petit, voici comment vous organiser jusqu’à la date butoir de 2026 :
Si vous utilisez déjà un logiciel de caisse ou de facturation compatible, une simple mise à jour pourra suffire. Commencez par vérifier que votre solution permet bien l’émission de factures électroniques au format structuré (Factur-X, UBL ou CII). Assurez-vous également qu’elle peut se connecter à une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou au Portail Public de Facturation.
Autre point essentiel : le bon traitement des factures fournisseurs, qui doivent pouvoir être intégrées automatiquement à votre gestion comptable. Enfin, l’archivage électronique doit répondre aux exigences légales, avec une conservation sécurisée et horodatée pendant 10 ans.
Votre PDP doit être certifiée par l’État et compatible avec vos outils existants. Elle doit être facile à prendre en main, y compris pour les équipes qui ne sont pas expertes en gestion ou en comptabilité. Et si vous gérez plusieurs établissements, assurez-vous qu’elle permet de regrouper les données par point de vente, tout en offrant une vision globale consolidée pour le siège ou la direction. Cette double lecture est clé pour piloter efficacement l’activité à l’échelle d’un réseau.
Le coût dépend avant tout de votre situation actuelle. Si vous utilisez déjà un logiciel de caisse à jour, la mise en conformité est souvent incluse dans votre contrat existant ou proposée à un tarif préférentiel par l’éditeur.
En revanche, l’utilisation d’une plateforme PDP peut générer des coûts supplémentaires, sous forme d’abonnements mensuels ou de frais par facture traitée. Ces frais varient selon les volumes et les fonctionnalités choisies. Il est donc judicieux d’intégrer cette dépense dans votre budget 2026 et de commencer à comparer les offres disponibles dès maintenant pour éviter les mauvaises surprises.
La facturation électronique n’est pas qu’une question de réglementation, elle peut aussi vous simplifier la vie au quotidien. Laissez-nous vous le prouver en 4 points.
Les factures électroniques sont automatiquement archivées, triées et prêtes à être transmises à votre cabinet comptable. Pour vous, cela signifie moins de paperasse, moins d’erreurs de saisie et un accès simplifié à l’historique des documents.
Une PDP bien configurée vous permet de visualiser les factures en attente, d’automatiser les relances clients et de recevoir des alertes en cas de retard. C’est particulièrement utile si vous proposez des prestations traiteur, organisez des événements ou facturez des services à des clients professionnels.
La facturation électronique limite les erreurs, renforce la conformité et facilite les contrôles de l’administration. Vous gagnez aussi en visibilité sur votre trésorerie, avec des données à jour pour mieux piloter votre activité.
Si vous gérez plusieurs établissements, vous centralisez toutes les factures dans un seul outil, accédez à des reportings consolidés et fluidifiez la collaboration avec vos équipes ou votre expert-comptable.
Finalement, vue sous cet angle, la facturation électronique pourrait bien devenir un vrai atout au quotidien. Qu’en pensez-vous ?
Pour être conforme à l’obligation de facturation électronique, votre logiciel de caisse ou de facturation doit répondre à plusieurs critères techniques et fonctionnels. Voici les points à vérifier dès maintenant :
Si votre logiciel ne coche pas toutes ces cases, il est temps d’envisager une mise à jour ou de changer de solution.
👉 Pour aller plus loin : Logiciel de caisse en restauration : 9 fonctionnalités clés
Un logiciel de caisse tout-en-un comme Innovorder permet de gérer vos encaissements, vos réservations, votre gestion des stocks et votre facturation, le tout dans une seule interface. Un vrai gain d’efficacité ! Et surtout, cela garantit une mise en conformité fluide, sans avoir à multiplier les outils ni à réinventer vos processus internes.
2026 approche à grands pas tout comme l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques. Pour éviter le stress de la dernière minute, il est essentiel de s’y prendre dès maintenant. Faites un état des lieux de vos outils, échangez avec votre expert-comptable et préparez votre transition vers la dématérialisation des factures. En choisissant une solution adaptée, vous gagnerez en sérénité, en productivité et en conformité.
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